Een evenement is besloten wanneer:

• Het niet voor publiek toegankelijk is
• De bezoekers persoonlijk zijn uitgenodigd
• De entree, het eten en drinken gratis is
• Er geen reclame voor wordt gemaakt
• Er geen pers aanwezig is
• Het in een gebouw plaatsvindt

Uiterlijk 4 weken vóór aanvang van het evenement dient bij de Westergasfabriek binnen te zijn:

• Een op schaal ingetekende plattegrond van de locatie(s)
• Het verwachte aantal gasten
• Een inschatting van manier van aankomst gasten (auto, bussen, OV etcetera)
• Het verwachte aantal leveranciers met (vracht)wagens
• De evenementtijden per dag
• Afmetingen van eventuele podia en overige constructies inclusief constructietekeningen
• Afmetingen van eventuele tenten, plus een ingetekende (buiten)plattegrond en constructietekening hiervan

Objecten in de buitenruimte

Voor het plaatsen van objecten (tenten, toiletwagens, bewegwijzering e.d.) in de buitenruimte is meestal een objectvergunning benodigd (zie ‘Downloads’) van het Stadsdeel West. Bij twijfel hierover, contact de afdeling Events.

Veiligheidsplan

De organisator van een evenement dient zich te houden aan de voorwaarden die het stadsdeel aan elk evenement stelt. Wanneer er meer dan 1.500 bezoekers verwacht worden, dient apart nog een veiligheidsplan te worden ingediend bij het Stadsdeel West.

Grote publieke evenementen met ‘verhoogd risico’ (meer dan 1.500 bezoekers, dance- en voetbalgerelateerde events, en dergelijke) zijn wel vergunningsplichtig. Voldoet het evenement niet aan de bovenstaande voorwaarden voor een besloten evenement? Dan moet de organisator / producent een evenementenvergunning aanvragen bij het Stadsdeel West.

Het aanvragen van een evenementenvergunning kan direct via deze link. Uiterlijk 8 weken vóór de start van het evenement moet de aanvraag compleet met bijlagen zijn ingediend. Wanneer er meer dan 1.500 bezoekers verwacht worden, dient apart nog een veiligheidsplan te worden ingediend bij het Stadsdeel West.

Wanneer de termijn is verstreken, is het raadzaam contact te zoeken met onze afdeling Events.